社印は電子印鑑で作れる?電子印鑑の種類と法的効力・作成時の注意点まとめ

電子印鑑で社員を作ることができるか

インターネットやパソコンの使用がビジネスにおいて欠かせない現代において、書面の電子化は徐々に広がりを見せています。テレワークの推進なども相まって、書面の電子化とともに電子印鑑も、ビジネス上では一般的になっていくと考えられます。今回は電子印鑑について、その種類や注意点などを解説します。

電子印鑑(デジタル印鑑)システムとは?

電子印鑑(デジタル印鑑)システムとは?

電子印鑑(デジタル印鑑)とは、電子データとして作成された電子文書に印鑑を押印することができるようにしたシステムをいいます。従来の「印刷してから押印する」といった手間のかかる作業の効率化・省力化につながるため、多くの企業で利用価値は高いといえます。

電子印鑑のメリット

業務の効率化につながる

電子印鑑を利用することで作業効率の改善が期待できます。たとえば、取引先に請求書を文書で送る場合などを考えてみましょう。これまではパソコンで作成した文書を紙に出力し、上長の捺印を受け、捺印後の文書をスキャンしてパソコンに取り込み、相手先に送付するという、かなり手間がかかる作業であったといえます。

電子印鑑を使うことで、このような作業の手間を大幅に減らせることになり、作業効率が上がると考えられます。

電子印鑑のデメリット

印鑑の電子化による業務効率化の効果は大きいと考えられる一方で、日本の商習慣や取引先との兼ね合い等が電子印鑑利用に際しての「壁」となるケースもまだまだ多いでしょう。

また、法的効力やセキュリティ面での問題など、実物の印鑑と比較すると、電子印鑑は注意しなければならない点も多くあります。

したがって、以下のような「デメリット」が生じる可能性は否定できません。

効果が限定的になる可能性がある

取引先が電子印鑑に対応していない場合には、電子印鑑を導入してもその効果は限定的なものとなる可能性があります。

印影を複製・悪用されるリスクがある

画像データのみの電子印鑑は簡単に複製を行うことができます。そのため、他者に悪用されるリスクが考えられます。

印鑑データが漏洩するリスクがある

電子印鑑を適切に管理しなければ、データが漏洩するリスクがあります。会社で一括管理をする場合には、リスクの程度に応じて専門の管理者や管理規定を設定するなど、厳重に管理する必要があるといえるでしょう。

契約書・請求書などにおける電子化された印鑑の有効性

契約書・請求書などにおける電子化された印鑑の有効性

電子化された契約書

契約書・電子印鑑ともに有効

2005年(平成17年)に施行された「e-文書法」により、契約書を含む一部文書の電子化が法律で認められました。これにより、紙で作成した契約書ではなく、電子化された文書での契約書でも、その契約は有効なものとして扱われます。したがって、電子化された契約書に電子印鑑を付しても有効となります。

実物の印鑑ほどの効力は認められていない

電子印鑑は実物の印鑑ほど、その効力が認められているとはいえないのが現状であると考えられます。

これまで重要な契約をする場面では、取引先と対面し、目の前で署名捺印することが慣習となっていました。この点、電子印鑑は相手の目の前で捺印した場合と違い、誰がいつ捺印したものかがはっきりしないという面があります。このことが、電子印鑑が一般に受け入れられていない理由として挙げられます。

ペーパーレス化により文書の電子化が進んでいるとはいえ、契約書など重要な文書においては、実物の印鑑を使うほうが一般的といえるでしょう。

請求書・見積書などの定型文書

定型文書における電子印鑑の利用価値は高い

上で述べたとおり、契約書などの重要文書については法的効力に影響がなくとも、実物の印鑑のほうが電子印鑑より信頼性が高いといえます。

しかし、請求書や見積書、領収書など取引先とのやり取りの基本となる定型的な文書においては、電子文書でやり取りをしたほうが紙文書よりも効率的であり、その際には電子印鑑の利用価値は高いといえるでしょう。

電子印鑑を使うかどうかの判断基準は?

電子印鑑を用いた契約とすべきか書面契約とすべきかは、①契約内容の重要性、②相手方に対する信頼性によって適宜判断し、相手方との協議のうえ決定するのが好ましいでしょう。

電子印鑑の種類

電子印鑑の種類

電子印鑑は、画像データのみのものと、画像データとともに情報が記録されたものの2種類があります。

画像データのみの電子印鑑

印鑑の印影をスキャンし画像化したような画像データのみの電子印鑑は、容易に作成することができるというメリットがあります。その一方で、誰がいつ電子文書に押印したのかはっきりしないという点で、実物の印鑑と比較するとその信頼性は劣ります。

そのため、回議書や案内状など特に重要でない社内文書に使用するのが適切といえます。

印影データに情報を記録した電子印鑑

印影データに使用者や時間などの情報が記録されていれば、いつ・誰が捺印したのかが分かるようになります。したがって、自分で捺印した印影と同様の信頼性を持たせることができます。社内文書はもちろん、社外文書にも使用することができます。

電子印鑑の作り方・作成する際の注意点

電子印鑑の作り方・作成する際の注意点

電子印鑑を作成するには以下の方法があります。

フリーソフトや無料のwebサービスを利用する

フリーソフトやExcelのアドイン機能、webサービスなどを利用することで電子印鑑を作成できます。ただし、誰にでも簡単に同じものが作成できるというデメリットがあります。そのため印鑑としての効力は乏しく、使用は限定的となるでしょう。

実物の印影をスキャンして画像をデータ化する

実物の印鑑の印影をスキャンし、画像データとしてパソコンソフトに取り込む方法です。スマートフォンやデジタルカメラでも手軽に電子印鑑を作成できます。

一方でその手軽さから、他者でも同じ電子印鑑を作成できてしまう点には注意が必要です。

ハンコ業者を利用する

電子印鑑が徐々に認知されてきていることにより、電子印鑑の作成を請け負っているハンコ業者も増えつつあります。ハンコ業者の電子印鑑は自由度が高く、オリジナリティのあるものを作成できるほか、セキュリティ面への配慮も期待できます。

有料のwebサービスを利用する

印影に情報が記録される電子印鑑は、「Adobe Acrobat Reader」などの有料パソコンソフトや、シャチハタ社が提供する「パソコン決済cloud」などの有料webサービスで作成できます。作成時にセキュリティ面への対策もできるため、安心して使用できるでしょう。

まとめ

電子印鑑の利用により、ビジネスシーンは大きく変わる可能性があります。たとえばテレワークの導入において、電子化された文書に承認などの履歴を残すためには、電子印鑑は欠かせないものになると考えられます。一方で、電子印鑑はセキュリティ面から厳重な管理が必要となりますので、その取扱いには十分注意しましょう。電子契約とすべきか書面契約とすべきかは、①契約内容の重要性、②相手方に対する信頼性によって適宜判断し、相手方との協議のうえ決定しましょう。

【参考】そもそも印鑑にはどのような意味があるのか?

印鑑が有する役割とは

会社で使われる印鑑には以下のような種類・役割があります。

代表者印

代表社印は、会社内ではもちろん対外的にも実印として重要な役割があります。「会社の代表者が、会社名義で契約に同意したことを証明する」という意味を持つため、厳重な管理が必要です。

会社印(角印)

会社印(角印)は会社の認印としての役割を持ちます。必ず押印しなければならないというものではありませんが、実務的にはもっとも使用頻度が高く、領収者や請求書などに押印する際に使用されます。

銀行印

銀行印は、銀行口座を開設した際に銀行に届け出た印鑑です。預金の入出金の際や、手形・小切手にも押印されます。多額の資金移動が可能であるため、代表者印と同様、厳重に管理しなければなりません。

個人印

個人印は、従業員の名前が刻印された社内で使うための印鑑です。資料を「閲覧済み」として押印するほか、訂正印としても使われます。

また、個人印にはシャチハタが利用される傾向にあります。他人が簡単に作成できるという問題があるため、実印のような本人確認のためのものとして使われることはありません。

書類に印鑑を押印する意味とは

上記のように印鑑にはさまざまな種類がありますが、実物の印鑑であろうと電子印鑑であろうと、書類に押印した印鑑には「承認済み」や「確認済み」といった意味があります。

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