会社移転で必要な手続きまるわかりガイド!移転前後でやるべきことを確認しよう

会社の移転は個人の引越しに比べて大がかりなうえにタスクも複雑です。まずはやるべきことを整理して大まかな流れを計画することから始めましょう。

この記事では会社移転の際の流れや手続きなどを、移転前・移転後の時系列に沿って解説します。

会社や本社、移転前にやることとは

会社の移転は、日常業務と並行して多くの作業を限られた時間でこなすことが求められます。移転に向けて準備すべきことに漏れや抜けがないように計画を立てましょう。まず、会社の移転前にやるべきことを見ていきます。

会社移転の目的を明確にする

会社の移転は一大イベントであり、費用も労力もかかります。新しい拠点への移転を成功させるには、移転目的を明確にし、社員全員で共有することが大切です。

「オフィスが手狭で業務に支障があった」「会社組織の変更に伴い、オフィスレイアウトも変更したい」など、目的や課題が明確であれば、それに沿った物件選びや内装工事が進めやすくなります。

現オフィスの「解約予告期間」を確認する

会社の移転が決まったら、現オフィスの賃貸借契約の「解約予告期間」を確認する必要があります。解約予告とは、借主の都合により賃貸借契約を解約する場合に、貸主に解約の意思表示をすることです。

解約予告期間は解約のために必要な期間で、事業用物件の場合は6カ月が標準的と言われています。ただし、解約予告期間は契約ごとに決めることができるため、現契約を確認することから会社移転のスケジュール作りが始まります。

貸主に解約予告が受理されると、貸主も解約予告期間中に次の借主を探さなくてはなりません。よって、解約予告がなされると原則として撤回はできないことに注意しましょう。

新オフィスの物件探しをする

移転先のオフィスを探し、契約することを最初の2カ月間を目安に済ませましょう。

新しいオフィスの物件を選ぶ主なポイントは次の通りです。

  • 賃料や保証金・権利金・不動産会社への手数料などの入居時のコスト

  • 交通の便や周辺環境などの立地条件

  • オフィスの面積

  • 空調や電気容量などの設備関係

内装業者を選び、新オフィスのレイアウトを決める

移転先の物件が決定したら、内装業者の選定をし、電話回線など電気通信関係の工事手配を済ませます。そのうえで、新しいオフィスに合わせたレイアウトを決めていきます。

内装工事は移転の2カ月前に着工できるように発注しましょう。

引越し業者を選ぶ

移転の際の引越し業者の選定は時間に余裕をもち、複数の業者から見積もりを取って選びましょう。見積もりの際には、廃棄物の引き取りなど業者に依頼できる作業内容を確認し、費用だけで選ばないようにすることが大切です。できればオフィス移転に慣れていて、柔軟な対応をしてくれそうな業者を選ぶとよいでしょう。

ここまでを移転の5カ月前までを目安に済ませます。

現オフィスの原状回復の施工業者を選ぶ

現オフィスの原状回復の工事業者は貸主によって指定されている場合があります。そうでない場合は施工業者を選び、移転1カ月前までには工事を発注しましょう。

原状回復にあたっては、施工業者とビル管理会社または貸主を交え、修繕する箇所を確認します。なお、原状回復の工事費は通常、借主が負担します。

移転前に済ませておくべき事務手続き

公的機関などへの届出の中で移転前に済ませておくべきものがいくつかあります。

車庫証明

会社移転後も社用車を使用する場合、車庫証明(自動車保管場所証明書)を移転先の管轄警察署に提出します。届出に期限はありませんが、車庫証明がない場合は車両を保有できないため、忘れずに手続きをしておきましょう。

消防署への申請(提出期限あり)

オフィスビルなどを借りて事業所を開く際は、使用開始の7日前までに「防火対象物使用開始届出書」を消防署に提出する必要があります。

さらに、内装工事をする場合には「防火対象物工事等計画届出書」を着工日の7日前までに提出しなければなりません。

転居届

移転先に郵便物が届くように、移転する前に「転居届」を提出しておきましょう。届出から1年間、旧住所宛ての郵便物が新住所に転送されます。郵便物の転送はインターネットからも申し込みが可能です。

取引先へ会社移転のお知らせなど

移転の1カ月前を目安に、取引先に「会社移転のお知らせ」をします。同様のタイミングで自社の封筒・名刺などの印刷物を発注するとよいでしょう。ウェブサイトやSNSでも会社移転の告知をしておきましょう。

引越し後に必要な各種届出

引越し後に手続きが必要な届出もいくつかあります。期限付きのものもあるので、忘れずに済ませられるように準備しましょう。

法務局へ本店・支店移転登記申請

法人の本店及び支店の住所が変わった場合、法務局に届出をする必要があります。提出書類は「本店(支店)登記移転申請書」「株主総会議事録」「取締役会議事録」などです。

本店移転登記申請

提出先

移転前の管轄法務局

提出期限

移転日から2週間以内


支店移転登記申請

提出先

本支店の管轄法務局

提出期限

本店所在地:移転日から2週間以内

旧支店所在地:移転日から3週間以内

新支店所在地:移転日から4週間以内

税務署へ異動届出書を提出

税務署への異動届出書には登記簿謄本が必要なため、移転登記完了後に手続きをします。法人税に関わる重要な手続きなので、忘れずに済ませてください。また、税務署には「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」も提出します。

異動届出書

提出先

移転前の管轄税務署

提出期限

移転後、速やかに(期限は特にない)


給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書

提出先

移転前の管轄税務署

提出期限

1カ月以内

地方税の手続き

都道府県税事務所、市区町村への地方税に関する「法人等移動届出書」の提出が必要です。提出期限は、都道府県や市区町村によって個別に決められているため、各都道府県税事務所や市区町村で確認してください。

管轄が変わる移転の場合、移転前と移転後双方の都道府県税事務所、市区町村に届出が必要です。

社会保険の手続き

健康保険・厚生年金の手続き

移転に伴う健康保険と厚生年金の手続きでは、適用事業所名称/所在地変更(訂正)届を年金事務所に提出します。

適用事業所名称/所在地変更(訂正)届

提出先

移転前の管轄年金事務所

提出期限

5日以内

労働保険の手続き(一元適用事業の場合)

会社移転の際の労働保険の手続きは、一元適用事業か二元適用事業かによって異なります。

一元適用事業とは、労災保険と雇用保険の保険料をまとめて納める事業のことです。これに対し、二元適用事業とは労働保険と雇用保険の保険料を別々に納める事業です。二元適用事業は農林水産業などが該当し、それ以外の事業は一元適用事業となります。

いずれの場合も変更のあった日の翌日から10日以内に書類を提出します。一元適用事業の労働保険の手続きの流れは次の通りです。

  1. 移転後の管轄の労働基準監督署へ「労働保険名称所在地等変更届」を提出

  2. 移転後の管轄の公共職業安定所へ、労働保険名称所在地等変更届の控えを添えて「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出

労働保険の手続き(二元適用事業の場合)

二元適用事業の労働保険については次のような手続きを行います。

  • 労災保険については、移転後の管轄の労働基準監督署に「労働保険名称所在地等変更届」を提出

  • 雇用保険については、移転後の管轄の公共職業安定所に「労働保険名称所在地等変更届」及び「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出

金融機関などの住所変更手続き

取引銀行への住所変更手続きも、移転後速やかに行いましょう。一般的に金融機関からの郵便物は、郵便局に転居届を提出していても「転送不要」となるため、必ず届け出るようにしてください。法人クレジットカードやETCを利用している場合も住所変更手続きが必要です。

移転後スムーズに手続きができるように、必要書類などを事前に確認しておきましょう。

押さえておきたい会社移転時のポイント

以上、会社移転のために必要なタスクを移転の前後に分けて解説しました。最後に会社移転という一大プロジェクトを成功させるためのポイントを見ていきます。

会社移転の手順を一覧にして漏れや抜けのないようにする

会社移転には大まかな流れと細かなタスクが絡んでいます。プロジェクトのスタート時にそれらを一覧にして、漏れや抜けがないかを社員間で相互チェックするとよいでしょう。

定期的に進捗を確認し、状況を社員全員で共有することが大切です。

最初に会社移転にかかる費用を見積もっておく

会社移転の作業の洗い出しに伴い、概算費用の見積もりも重要なポイントです。主な会社移転にかかる費用は以下の通りです。

  • オフィスの賃貸借契約に関わる費用

  • 新オフィスの内装工事費用

  • 引越し費用

  • 原状回復費用

費用のかけ方にもよりますが、まとまった資金が必要になりますので、経営に支障のないように計画を立てましょう。

各種変更・申請手続きの期限を確認する

上述の通り、会社移転にはたくさんの手続きが必要で、その中には期限が決められているものも少なくありません。移転プロジェクトの進捗確認の際には、申請手続きの進捗状況も確認し、確実に完了させるようにしましょう。

機密情報の漏洩に配慮する

会社移転には、情報漏洩のリスクが伴います。不用な書類の中に顧客情報や社内の機密情報が記載されている場合は他の廃棄ごみと一緒にせず、シュレッダーまたは溶解など確実な方法で処分するようにしましょう。

また、廃棄するパソコンや CD-Rなどの記憶媒体から情報漏洩するリスクもあります。データ消去用のソフトウェアでデータを復元できないように完全に消去する、信頼できる専門業者のデータ消去サービスを利用するなどして万全を期してください。

さらに、機密情報の入った書類やパソコンを新しいオフィスに移す場合は、引越し荷物に含めずに社内の担当者が責任を持って運ぶことをおすすめします。

移転先の地方銀行に口座を開設する

都道府県外への会社移転の場合、従来の取引銀行の住所変更手続きだけでなく、新天地の地方銀行に口座を開設しましょう。地方銀行は地元エリアでの信頼度が高く、その地域の取引先からの自社に対する信用度アップが期待できます。

福岡県への移転であれば、さまざまな事業支援サービスのある西日本シティ銀行への口座開設をおすすめします。

まとめ

会社の移転は、会社の発展に大きな意味を持つものであり、重要なイベントです。多くの作業と時間がかかるため、スムーズに進めるには計画・実行・進捗確認のプロセスが大切です。社員で協力してプロジェクトを遂行し、移転後の業務運営を軌道に乗せましょう。


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