【2020年版】電子帳簿保存制度の税制改正で加速するペーパーレス化

2020年に実施される予定の税制改正には、電子帳簿保存に関する内容の再改正が含まれています。過去にも電子帳簿保存に関する内容は繰り返し改正が行われており、書類を電子データとして保存しやすい制度に改良され続けています。
この記事ではこれまでの電子帳簿保存法を確認した上で、2020年に実施予定の税制改正の概要、今後の展望などを解説します。一口に税制改正といっても、中小企業と大企業では適用条件などが異なりますので、この記事で自社に関連する部分の改正内容について把握していきましょう。

電子帳簿保存法(電帳法)とは?

電子帳簿保存法(電帳法)とは?

電子帳簿保存法(電帳法)の正式名称と変遷

電子帳簿保存法とは国税に関する帳簿書類を電子データとして保存することを認める法律です。電子帳簿保存法(電帳法)と呼ばれることの多い法律ですが、正しくは「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。1998年に制定されて以来、2005年、2015年、2016年に改正されています。

紙での保存義務があった国税に関する書類を電子データで保存することを認めたり、電子署名不要、3万円以上の契約書や領収書もスキャナ保存が可能、スマートフォンで撮影した領収書も電子保存可能になったりするなど、改正のたびに利用しやすい制度となってきています。

電子帳簿保存法(電帳法)の申請方法

この電子帳簿保存法を利用して国税書類を電子データで保存するには、管轄税務署長の事前承認が求められます。税務署長への申請にあたり、税務署指定の書類を国税庁に提出する必要があるので、導入することを決定したら申請書の準備を始めましょう。

■参考資料:国税庁HPより申請書等様式をダウンロードして使用してください

電子帳簿保存制度の改正点

電子帳簿保存制度の改正点

今回の税制改正の主要な変更点は2つに集約されます。

  1. 電子帳簿の保存要件の緩和

  2. 新たな電磁的記録方法の追加

これらの説明を行うにあたって、最初に電子帳簿保存法の前提を確認しましょう。

電子帳簿保存法(電帳法)の前提

電子帳簿保存法は、今まで紙の書類を使って行っていた会計上の処理を、電子データ(電磁的記録)で行うことを認可するものです。しかし、電子データでの処理は、一度印刷された紙などと違い、処理中に改ざんされてしまう可能性があります。

そこで、処理されたデータが正しいことを証明するために、タイムスタンプが利用されています。このタイムスタンプが付与されていれば、処理された電磁的記録が改ざんされていないことが第三者から見ても明らかになるように設計されています。タイムスタンプの運用がなされていることを前提として今回の改正内容を確認します。

改正点1:電子帳簿の保存用件の緩和

従来の電子帳簿保存法では、発行者がタイムスタンプを付与していたとしても、受け取り側もまたタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、2020年の税制改正では、まずこのタイムスタンプ要件が緩和され、データの発行者側でタイムスタンプを付与していれば、受け取り側でのタイムスタンプ付与が不要になりました。

改正点2:新たな電磁的記録方法の追加

さらに、電磁的記録方法の追加も行われます。電子データを受け取り側が自由に変更できないクラウドシステムなどのサービスを利用した保存についても、今回の改正で認可されます。

「受け取り手が自由にデータを改変できない」という条件が満たされているシステムなら、タイムスタンプも不要になります。システム利用を広く認めるのは、近年の働き方改革の推進に伴い、多くの事業者で導入が進んだITツールに対応したと考えられます。各ITツールが電子帳簿保存制度の要件を満たしているかどうかは、国税庁公認の第三者機関「JIIMA」による認証がおりているかを確認するとよいでしょう。

電子帳簿保存法(電帳法)改正を含む税制改正の時期

今回の税制改正は2020年10月1日に施行される予定です。この税制改正に合わせて企業内の会計処理運用を変更するには、事前の準備が非常に重要です。システム対応をするなら、その検討時期も考慮する必要があるので、予めサービス提供企業に相談したり、セミナーに参加したりして準備を進めておきましょう。

今後の会計処理のペーパーレス化の見通し

今後の会計処理のペーパーレス化の見通し

2020年10月1日施行の税制改正からもわかるように、会計処理等に利用している膨大な書類の取り扱いから企業を脱却させたい政府の意図があると考えられます。新型コロナウイルスの影響を受け、テレワーク・リモートワークの社会的要請が高まる中で発表された内閣府発行「経済財政運営と改革の基本方針2020について(PDF)」にも、以下の記載があります。

(4)変化を加速するための制度・慣行の見直し

我が国のデジタル化、オンライン化の遅れを取り戻し、「新たな日常」を定着・加速させるため、この1年で集中的に規制改革に取り組む。このため、「規制改革実施計画」を着実に推進するとともに、デジタル時代に向けてこれまでの規制・制度を総合的に点検する。

政府は、企業のデジタル化をさらに推進し、効率化を図ることを基本方針としているようです。

既存の税制では、決算書類や企業の会計書類は一部要件を満たしたものを除き、紙ベースでの保存が義務付けられていました。しかし、新しい生活様式が必要となった現在の状況で、決算書類・会計書類の紙ベースでの保存や押印処理を必要とするスタイルを疑問視する声が生じています。そのため、ITツールなどの積極的な導入をベースとした業務の効率化、生産性の向上を政府は今後も推奨していくと考えられます。

2020年税制改正に伴う経理担当者の注意点

2020年税制改正に伴う経理担当者の注意点

今回の税制改正にともなう電子帳簿保存法の変更に対し、経理担当者はどのような点に気をつけておくべきか、解説します。

注意点1:事前に電子帳簿保存法(電帳法)適用の申請を行う

電子帳簿保存法に対応するためには、管轄税務署の承認が必要です。事前に手続きを行わなければならないので、予め準備を進めておきましょう。

注意点2:電子帳簿保存法の対象となる書類を確認する

電子帳簿保存法に対応した運用を今後社内で実施するときに、どの書類が対象となるのかを経理担当は把握していなければなりません。以下にリストアップしますので、改めて確認しておきましょう。

◆帳簿類:仕訳帳、現金出納帳、売上帳、売掛金元帳、仕入帳、買掛金元帳、固定資産台帳

◆決算関係の書類:棚卸表、貸借対照表、損益計算書

◆その他の資料:契約書、領収書、預り証、預金通帳、手形類、見積書、請求書など

注意点3:タイムスタンプの運用について正しく理解する

2020年10月の税制改正でタイムスタンプの運用が緩和されるとお伝えしましたが、あくまでも緩和であり、撤廃ではありません。正しく運用しなければ認可がおりない、もしくは取り消されてしまう可能性があるので、経理担当者は責任を持ってタイムスタンプの運用について理解しておくようにしましょう。

注意点4:紙書類を電子化したものへの対応も検討する

電子データはその生成方法によって2種類に分けられます。1つはデータ作成時点から電子化されているもので、もう1つは紙をスキャンして電子化したものです。スキャナ保存されたデータも電子データとして認められるので、この点も考慮した上で社内データの電子化を進めましょう。

注意点5:法承認を受ける前の書類も電子化へ移行する

電帳法による電子データでの帳簿保存は公的な認可を受けてから実施が可能になります。そして一度認可を受ければ承認を受けた時点より前の書類も電子化して保存することができます。これまで紙ベースで運用していた書類をスキャナ保存して電子化できるので、認可がおり次第、書類の電子化を進めることがおすすめです。

電子帳簿保存の制度変更に正しく対応し、経理業務を効率化するために

電子帳簿保存の制度変更に正しく効率的に対応するために

2020年の税制改正に正しく、また効率的に対応するために行うべきことをご紹介しました。すでにシステムを導入し、電子化が進んでいるという企業も、まだ紙ベースで書類をやり取りしているという企業も、今回の税制改正はまた一歩業務を効率化させる機会となります。

「2025年の壁」といわれるように業務のIT化、デジタル化に失敗した企業は今後の活動において大きく出遅れることになります。この税制改正を機会に、ぜひ紙ベースでの処理からの脱却を目指してみてはいかがでしょうか。

(参考記事)DXレポート ~ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開~(経産省)

電子帳簿保存法(電帳法)対応で経費精算業務(経理業務)が楽に

経理部門において、ITツールを活用した電子帳簿保存による効率化を特に期待できるのが経費精算業務です。株式会社ラクスが提供しているクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトとしてJIIMAによる認証を受けており、タイプスタンプの付与はもちろん、領収書や請求書など国税関係書類もスキャナ保存・電子データ保存することができます。

楽楽精算」で保存した国税関係書類のデータは、日付や金額、取引先などの項目に応じて簡単に検索できるため、紙での運用に比べ業務効率が飛躍的に向上するほか、原本保管にかかるコストも大きく削減できます。

また、経費精算の際にスマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけでその内容を読み取り、データをアップロードできる高性能のOCR機能も搭載しており、経理担当者だけでなく申請を行う社員も楽になる機能を多く備えています。

会計処理の電子化、経理業務の効率化をお考えの際は、ぜひ「楽楽精算」の導入をご検討ください。


楽楽精算に関する詳しい説明や導入事例を知りたい人、資料請求をご希望の人は、下の「楽楽精算」のロゴをタップ・クリックしてください。

楽楽精算


【その他のお問い合わせ先】

■西日本シティ銀行とお取引があるお客様はこちらにお問い合わせください

西日本シティ銀行 法人ソリューション部
【電話番号】092-476-2741
【受付時間】09:00 ~ 17:00(ただし、銀行休業日を除く)

■お取引がないお客様はこちらにお問い合わせください

九州カード カスタマーサービスセンター
【電話番号】092-452-4500
【受付時間】09:00 〜 17:00 (土日祝・12/31 〜 1/3を除く)

九州カード


タグ
  • 業務効率化