《電子帳簿保存法の基礎知識》電子保存できる書類と要件・申請方法を総まとめ

電子帳簿保存法の基礎を公認会計士が徹底解説|西日本シティ銀行

電子帳簿保存法とは、会計帳簿や証憑書類(請求書や領収書など)を紙としてではなく、電子データとして保存することを認める法律です。ペーパーレス化を推し進めることで、業務の効率性が上がり、生産性を高めることができるでしょう。今回は電子帳簿保存法について、その概要や要件、申請方法などを詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは?

まずは、電子帳簿保存法の基礎知識として、制度の概要や創設された背景を見ていきましょう。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、個人事業主や法人が保存しなければならないと税法で定められている帳簿書類について、紙書類としてではなく電子データでの保存を認める法律です。

1998年(平成10年)に制定された後、2005年(平成17年)に特定の文書や書類を電子的に保存することを認めた「e-文書法」が施行され、それによって電子帳簿保存法も改正されました。

改正により、それまで認められていなかった国税関係書類についても、電子データによって保存できるようになっています。

電子帳簿保存法が創設された背景

帳簿書類の保存にはコストがかかる

個人事業主や法人には、事業に関する書類や帳簿を作成して取引を記録し、関係書類を保存する義務があります。しかし、帳簿書類の記入や保存は手間がかかるだけではなく、書類を保管するスペースの確保も必要です。

また、過去の帳簿書類の内容を閲覧する際には倉庫などから探し出す必要があり、多大な労力がかかる場合もあります。電子データで保存することにより、このような紙ベースによる保存・保管によるデメリットが解消されると考えられます。

電子データとして管理することが一般的となりつつある

キャッシュレス化が社会的に受け入れられ、領収書や請求書を電子データとして管理することも一般的となってきています。電子データ上に記録が残ることで客観性が担保されるため、会計処理の手間を省くとともに、不正を防ぐこともできるといった大きなメリットがあります。

また、レシートや領収書を撮影するだけで、自動的に電子データ上に記録するシステムやスマートフォンアプリも登場しています。電子データ上で帳簿や書類を管理し、記録・保存することは、今後ますます社会に普及していくことが予想されます。

電子帳簿保存法の適用要件とは?

電子帳簿保存法の適用要件とは?|西日本シティ銀行(ゴーゴーワンク)

電子帳簿保存法では、帳簿や書類の保存方法について、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。それぞれの要件について正しく理解しておくことが大切です。

「真実性の確保」とは

「真実性の確保」とは、その記録が本物であり、改ざんなどがされていないと確認できるものであることを要求するものです。

具体的にはタイムスタンプの付与のほか、電子データに訂正や削除があった場合はその履歴が確認できること、スキャナの精度・スペックなどが一定水準以上であることが挙げられます。

また、システム開発に関する書類(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなど)の備え付けも求められます。

「可視性の確保」とは

「可視性の確保」とは、誰もが目で見て確認できる状態を確保していることを要求するものです。

これは、電子化されたデータの保存や保管について、その内容を目視確認できるように、ディスプレイやプリンターなどの電子機器を備え付けておく必要があるということです。

さらに、取引年月日、勘定科目、取引金額など主要な取引記録の項目や、これらを組み合わせた項目で検索可能であることが求められます。

電子帳簿保存法が定めている事項

電子帳簿保存法では、大きく分けて次の2つが定められています。

(1)電子データ保存

電子データ保存は、取引の最初から最後まで電子計算機(会計システム)を使用して作成しなければならないと定められています。つまり、その一部に手書きでの記録や記載があると、電子データ保存はできないため注意しなければなりません。

(2)スキャナ保存

スキャナ保存とは、既存の紙ベースによる証憑書類をスキャナで読み取り、電子的情報に変換して保存する方法をいいます。

以前は、原稿台(スキャナ台)と一体でなければならないという要件がありましたが、2016年(平成28年)からはスマートフォンやデジタルカメラでの読み取りも認められるようになりました。

電子帳簿保存法において認められる対象書類

電子帳簿保存法において認められる対象書類|西日本シティ銀行(Go!Go!ワンク)

電子帳簿保存法では、電子データ保存・スキャナ保存が認められる対象書類と、認められない対象外の書類が定められているため注意が必要です。

電子データ保存が可能な書類

決算書類や帳簿書類

損益計算書や貸借対照表、株主資本等変動計算書などの決算書類は、電子データ保存が認められています。

また、総勘定元帳や補助元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳などの帳簿書類も電子データで保存することが可能です。

電子データ保存の注意点

ただし、これらの帳簿書類の電子データ保存が認められているのは、電子計算機(会計システムなど)を使用して作成した場合に限られます。

また、これらの書類はスキャナ保存が認められていないので注意しましょう。

電子データ保存およびスキャナ保存の両方が可能な書類

証憑(しょうひょう)書類

電子データ保存、スキャナ保存の両方が認められている書類は、契約書や請求書、領収書、レシートなどの「証憑書類」とよばれるものです。

国税関係書類の電子データ保存・スキャナ保存の可否の一覧

〇:可 ×:否

電子データ保存

スキャナ保存

帳簿

総勘定元帳、補助元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、仕訳帳、固定資産台帳、棚卸台帳

×

決算書類

損益計算書、貸借対照表、株主資本等変動計算書など

×

証憑書類

請求書、領収書、レシート、見積書、納品書、契約書、約束手形、小切手など

電子データ保存の対象とならない書類(スキャナ保存が必要な書類)

上でも述べたとおり、手書きで作成された書類や証憑書類のコピーについては、電子データ保存が認められていません。

また、個人事業主や法人以外の他の者が作成した紙ベースの書類、たとえば取引先が発行した請求書や領収書といった紙書類についても、電子データによる保存はできないこととなっています。

スキャナ保存に必要な「タイムスタンプ」

スキャナ保存に必要な「タイムスタンプ」|西日本シティ銀行のゴーゴーワンクが解説

「タイムスタンプ」の特徴

時刻認証局(TSA:Time-Stamping Authority)が発行

「タイムスタンプ」は、時刻認証局(TSA:Time-Stamping Authority)が第三者となって発行するものです。タイムスタンプを利用することで、電子データの信頼性の確保が可能となります。

スキャナ保存が認められるための条件

タイムスタンプの付与

スキャナ保存が認められるためには、タイムスタンプを付与することが条件となります。

電子書類には、その電子データがある時刻において確かに存在していたことや、その時刻以降、不正に改ざんされていないことを証明するものが必要です。

その役割を果たすのが、タイムスタンプとなります。郵便物の消印のようなものと考えるとわかりやすいでしょう

タイムスタンプの付与が求められる理由

電子帳簿保存法により、請求書や領収書などの電子データ保存・スキャナ保存が認められることとなりましたが、単に電子的情報として保存しただけでは、税法上の正式書類としては認められません。

なぜなら、電子データは改ざんが容易にできるものと考えられているためです。スキャナ保存した書類を正式なものとして認めてもらうためには、タイムスタンプによって書類の健全性を示す必要があります。

スマートフォンなどで撮影した領収書の取り扱い

スマートフォンやデジタルカメラで撮影した領収書なども同様に、タイムスタンプの付与が求められます。

時刻認証局と連携してタイムスタンプを自動で付与し、電子帳簿保存法に従った形で保存できるシステムを提供する事業者もあります。

電子帳簿保存法の申請方法

電子帳簿保存法の申請方法について

電子データ保存を適用するためには、税務署に事前の申請が必要になります。申請書と添付書類を揃えて、所轄の税務署に申請しなければなりません。電子帳簿保存法の適用申請には、次の3段階のステップを踏む必要があります。

(1)社内規定や経理規程、事務フローを作成する

電子帳簿保存法に対応することになると、これまで紙媒体でやりとりしてきた事務手続きや経費精算の流れなどが変わってくるでしょう。そのため、電子帳簿保存法に対応した形での社内規定や経理規程、事務フローを作成しなければなりません。

(2)スキャナ保存の条件を満たした電子機器の導入

スキャナ保存を適用するためには、スキャナ保存が可能な電子機器を導入しなければなりません。対応製品の導入は、税務署申請の際に利用可能な状態になっている必要はありませんが、契約自体は申請時に完了させておく必要があります。

(3)税務署に対して電子帳簿保存法の適用申請をする

適用申請に必要な書類

電子帳簿保存法の適用申請にあたり、必要な書類は大きく分けて2つあります。

・社内規定や経理規程、事務フローを記載した資料

・スキャナ保存要件を満たしたシステムの概要を記載した資料、契約書など

申請書は適用する日の3か月前までに提出する

上記の書類とともに、「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」に必要事項を記載し、電子データ保存を適用する日の3か月前までに、所轄の税務署に提出します。

また、スキャナ保存を適用する場合には、その適用する日の3か月前までに、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を所轄の税務署に提出します。

個人事業主は開業当初から適用可能

2019年(令和1年)度の税制改正により、新たに事業を始めた個人事業主に関しては、事業を開始した日から2か月以内に、上記の承認申請書を提出することができるようになりました。

これにより、個人事業主は事業の開始当初から電子帳簿保存法の適用を受けることが可能となります。

電子帳簿保存法のメリット

電子帳簿保存法のメリットとは?|西日本シティ銀行のGo!Go!ワンク(ゴーゴーワンク)で解説

コスト削減につながる

電子帳簿保存法の大きなメリットとして、書類管理のあらゆるコストの削減が挙げられます。

事業を行うには、ぼう大な帳簿書類の管理が必要

先述のとおり、税法において、帳簿書類や決算書などの書類は一定年数保管しなければならないとされています。それら紙媒体の帳簿書類を長期にわたり保存・保管していくと、その量はぼう大なものとなるでしょう。

また、そのようなぼう大な帳簿書類を管理するには、たくさんの手間や保管場所の確保が必要になるといえます。

電子データで保存することで書類管理の効率性が上がる

これらのぼう大な紙資料を電子データで保存することが可能となれば、上で述べたような管理にかかるコスト、倉庫などの保管にかかるコスト、それらを探し出す時間などを大幅に減らすことができ、効率よく書類を管理することができるでしょう。

生産性の向上が期待できる

紙ベースで保存・保管していた情報を電子データ化することは、コスト削減だけではなく、業務の改善、ひいては情報漏洩対策にもつながるといえます。

それによって、人材などのリソースをコア業務に集中させることができ、業務の生産性向上が期待できるでしょう。

電子帳簿保存法のデメリット

電子帳簿保存法のデメリットについて解説します|西日本シティ銀行のGo!Go!ワンクでプロが解説

市販の会計ソフトでは要件を満たせない

現在、普及している市販の会計ソフトのほとんどは、記録したデータの訂正や削除の履歴を確認できる機能が備わってないものが多いといえます。

したがって、電子帳簿保存法が要求する要件を満たすことができず、それらの会計ソフトを利用して作成した会計帳簿は認められないことになります。この場合は、たとえば紙に出力して保存しなければなりません。

スキャナ保存するためにはシステムの導入が必要

スキャナ保存が認められるためには、先に述べた「タイムスタンプ」を付与するためのシステムを導入しなければならず、まだまだ手続き的には煩雑な面があります。このように、現状では導入するまでに一定のハードルがあるため、その点はデメリットといえるでしょう。

ITツールを活用して電子帳簿を簡単に管理

電子帳簿保存の効率化にはITツールを活用するのが便利です。株式会社ラクスが提供しているクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトとしてJIIMAによる認証を受けています。タイプスタンプの付与はもちろん、領収書や請求書など国税関係書類もスキャナ保存・電子データ保存することができるのが特徴です。

楽楽精算」で保存した書類データは、日付や金額、取引先などの項目に応じて簡単に検索できるため、紙での運用に比べて業務効率が大幅に向上するほか、原本保管にかかるコストも大きく削減できます。スマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけでその内容を読み取り、データをアップロードできる高性能のOCR機能も搭載しており、申請者の業務負担を軽減できる機能を多く備えています。

会計処理の電子化、経理業務の効率化をお考えの際は、「楽楽精算」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、電子帳簿保存法の概要、認められる対象書類、条件や申請方法などを解説しました。電子帳簿保存法はこれまでにも何度か改正されており、電子データの取り扱いが徐々に簡素化され、今後ペーパーレス化は促進されると考えられます。書類を効率よく管理できるよう、電子帳簿保存法についてしっかりと把握しておきましょう。

また、電子化や管理の効率化にはITツールの活用が便利です。「楽楽精算」のような便利なツールの活用も視野に入れましょう。


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